Осуществление закупочной деятельности в рамках программы развития производится специалистом проектного офиса, который имеет квалификацию для работы с закупками.
Руководитель проекта (он же ответственный инициатор) заполняет техническое задание (далее – ТЗ) к закупке, заключению договора гражданско-правового характера (далее – ГПХ) с физическим лицом в 1С:Документооборот и несет ответственность за управление контрактами в ходе реализации проекта. Процесс и правила осуществления закупочной деятельности описаны в Порядке расходования средств гранта программ развития.
ТЗ на закупку товаров, работ, услуг, на заключение договора ГПХ может быть создано на основании следующих документов:
- Приказ (о начале реализации проекта, организации и проведении мероприятия, иной приказ, в котором утверждена смета расходов в рамках реализации программ развития) – если закупка/заключение договора ГПХ инициированы на основании приказа, прошедшим полный цикл согласования и утверждения, инициатор на основании утвержденного приказа в ИС 1С:Документооборот создает техническое задание. Утвержденный приказ служит обоснованием закупки/заключением договора ГПХ и основанием для перехода к следующему этапу.
- Входящая корреспонденция (письмо-приглашение, письмо о сотрудничестве и др.) – если закупка/заключение договора ГПХ инициированы на основании входящего письма, инициатор создает и формирует ТЗ на основании соответствующего письма в ИС 1С:Документооборот. В данном случае основанием для закупки/ заключение договора ГПХ является входящее письмо с резолюцией или задачей на его исполнение инициатору. Альтернативно, на основании входящего письма может быть составлена служебная записка, в последующем прошедшая согласование, которая будет прикреплена к документации.
- Инициация без привязки к ранее утвержденным документам, где могут быть приложены иные документы, необходимые для обоснования и запуска закупки/ заявки на заключение договора ГПХ.
При заполнении технического задания в 1С:Документооборот необходимо заполнить следующую информацию:
- Заголовок – указать, на закупку каких товаров, работ, услуг составлено техническое задание. Например, «Техническое задание на закупку оборудования», «Техническое задание на заключение договора ГПХ на услуги консультации».
- Материально-ответственное лицо (МОЛ) – при закупке товаров указывается сотрудник университета, который несет материальную ответственность за материально-товарные ценности (далее – МТЦ) на основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору о материальной ответственности. МОЛ подписывает по итогам закупленного товара закрывающие документы (товарная накладная, универсальный передаточный документ), на основании которых товар ставят на учет, а также запускаются иные процессы учета. Руководитель проекта самостоятельно указывает МОЛ по закупу товара в рамках реализуемого проекта: МОЛ может быть сам руководитель проекта, сотрудник подразделения (например, заведующий лабораторией), заведующий складом университета. Если оформляется ТЗ для заключения договора по оказанию услуг, выполнению работ – ответственным за прием результатов может быть сам руководитель проекта либо иное лицо, назначенное им, так как для этого нет требования сотруднику университета (члену команды проекта).
- Статья ДДС – в рамках реализации программы развития университета в рамках стратегического академического лидерства «Приоритет-2030» – статья ДДС «Приоритет-2030», что означает, что составленное ТЗ направиться на исполнение в проектный офис специалисту, который занимается закупками.
- Вопрос – необходимо выбрать «Работа с закупками».
После заполнения обязательных полей формы ТЗ в 1С:Документооборот необходимо заполнить файл (находится во вкладке Файл).
При подготовке ТЗ на заключение договора ГПХ с физическим лицом необходимо собрать пакет документов с персональными данными физического лица (в последующем с ним будет подписано Согласие на обработку персональных данных) и прикрепить в 1С:Документооборот к заполненному ТЗ.
Руководитель проекта прописывает виды работ/услуг, которые физическое лицо будет выполнять в рамках договора ГПХ, также при необходимости указывает этапность этих работ и соответствующие сроки. Если работа/услуга состоит из одного основного этапа, срок прописывается как для одного этапа. Необходимо указать результат работ/услуг исполнителя, который руководитель проекта проверяет на соответствие качеству и подтверждают подписью в акте – как закрывающем документе. В ТЗ можно указать иную информацию, необходимую для заключения договора ГПХ.
После составления ТЗ на закупку товаров, работ, услуг/заключение договора ГПХ в 1С:Документооборот, оно направляется на исполнение специалисту по закупкам в проектный офис.
Важно помнить, что закупки товаров, работ, услуг, заключение договора ГПХ возможно в рамках утвержденного проекта со сметой на заседании Координационного совета на основании утвержденного куратором Плана закупок.
