Руководители/администраторы проектов обязаны предоставлять информацию о ходе реализации проекта по запросу в проектный офис:
1. Ежемесячные/квартальные/годовые запросы с установленной датой исполнения осуществляются специалистами проектного офиса для актуализации информации по проектам и формирования отчетности для Правительства Сахалинской области, ФГАНУ «Социоцентр» и др.
С целью формирования отчетов для ФГАНУ «Социоцентр» о результатах реализации программы развития специалистом проектного офиса осуществляется рассылка на ответственных с формами отчетов и методическими рекомендациями по заполнению.
ВАЖНО! В случае непредоставления отчетных материалов и/или в случае двукратного в течение одного календарного года нарушения университетом порядка и сроков представления отчетных материалов Комиссией Минобрнауки России рассматривается вопрос об исключении университета из состава участников программы «Приоритет-2030» и возврате средств субсидии.
2. Еженедельный запрос по мониторингу проектов направляется администраторам и/или руководителям проектов (вкладка Мониторинг). Актуализация информации по выполнению контрольных событий и мероприятий проекта производится исключительно в данной вкладке. Информация, предоставленная другим способом, не принимается и считается непредставленной. Ответы на запросы должны осуществляться регулярно исключительно по электронной почте без использования сторонних ресурсов.
Обращаем внимание, что по каждому исполненному контрольному событию/мероприятию необходимо предоставлять подтверждающие документы, которые направляются вложением в письмо и/или ссылкой на облачные или иные хранилища. Вся новая информация выделяется желтым цветом. Если изменений по проекту нет, ответственное лицо отражает это в теле письма.
3. Подтверждающие документы – документы, подтверждающие факт выполнения контрольных событий/мероприятий проекта, которые ответственное лицо передает в проектный офис посредством электронной почты.
4. Дата исполнения – установленная дата представления отчета по проекту. Непредставление или несвоевременное представление ответа на запрос отмечается пометкой «Отчет не предоставлен» и отражается во всех необходимых отчетах.
5. Контроль исполнения осуществляется на следующий день от установленной даты исполнения. Специалист проектного офиса обеспечивает контроль ответов ответственных лиц по проектам и проверку подтверждающих документов (пункты проектов без подтверждающих документов автоматически считаются невыполненными).
6. Внесение изменений в паспорт проекта или смету проекта – любые изменения (этапы, контрольные точки, даты, состав проектной команды и т.п.) вносятся официально посредством Запроса на изменение в 1С:Документооборот.
7. Формирование отчета – на основании полученных данных по проектам формируется сводный отчет по проектам и предоставляется руководителю проектного офиса для согласования. После получения согласования от руководителя проектного офиса отчет направляется ректору СахГУ.
Инструкция по заполнению вкладки «Мониторинг»
Вкладка встроена в основной Шаблон паспорта проекта, где красным курсивом прописан пример заполнения строк в таблице мониторинга. Данная вкладка – это совокупность паспорта проекта, календарного плана проекта и плана управления рисками.
1. Этапы проекта – соответствуют утвержденному паспорту.
2. Ключевые события (веха), а также Дата должны совпадать с утвержденным паспортом. Если пункт включает в себя несколько этапов, то он разбивается на подпункты с указанием конкретных дат окончания реализации мероприятий и ответственных лиц. Дата указывается в формате дд.мм.гггг., иной формат не допустим.
3. Результат – отображает результат, который достигается выполнением пункта.
4. Связи КС – выполненные пункты отмечаются ЗЕЛЕНЫМ цветом, пункты со срывами срока отмечаются КРАСНЫМ:
5. Комментарии – колонка предназначена для новой информации касательно пункта. Все изменения выделять ЖЕЛТЫМ, убирать выделение со старых уже просмотренных сектором мониторинга комментариев с целью оптимизации работ.
6. Вид документа, которым будет подтверждаться выполнение мероприятия/работы - указать название подтверждающего документа. Название в столбце и название документа должны совпадать. Пример: 1.1. коммерческое предложение ООО «Парус» (Рис.3). Подтверждающие документы предоставляются вложением в письмо с отчётной информацией по мониторингу. Название файла закрывающего документа и наименование в таблице должны совпадать.
7. Пометка о предоставлении подтверждающих документов заполняется специалистами проектного офиса. Руководитель проекта/администратор проекта не вносит корректировки в данную графу.
8. План управления рисками – в плане отражается описание и вероятность наступления риска, ключевые факторы риска и степень влияния на проект, ожидаемые последствия, мероприятия по предупреждению рисков, а также действия в случае наступления риска.
9. Ответственный за исполнение и ответственный за контроль исполнения. Проставляются ФИО ответственных из числа команды управления проектом и/или команды проекта, включая заместителей. Лицо, ответственное за наступление ключевого события (вехи), не может являться ответственным за контроль его наступления.
10. График реализации проекта
а) % влияния на проект – оценивается доля пункта/подпункта в структуре графика выполнения проекта. Например, весь проект = 100% (1.1. + 1.2. + 1.3.)
1.1. = 60% ((1.1.1. = 45) + (1.1.2. = 15)
1.2. = 20%
1.3. = 20%
б) % Выполнения пункта на текущий момент – проставляется фактический процент выполнения, где каждый пункт или подпункт = 100%;
в) % выполнения от общего плана – считается автоматически;
