Бронирование проезда/​проживания

Проект­ный офис зани­ма­ется брони­ро­ва­нием проезда/​проживания для сотруд­ни­ков универ­си­тета, а также привле­ка­е­мых экспер­тов.

1. При необ­хо­ди­мо­сти направ­ле­ния сотруд­ника в коман­ди­ровку и выяв­ле­ния потреб­но­сти в брони­ро­ва­нии проезда/​проживания, прежде чем подать заявку на брони­ро­ва­ние, необ­хо­димо запу­стить процесс оформ­ле­ния коман­ди­ровки в соот­вет­ствии с Поло­же­нием о коман­ди­ров­ках. В процессе рассмот­ре­ния доку­мен­тов на коман­ди­ровку согла­со­вы­ва­ется целе­со­об­раз­ность, обос­но­ван­ность, пропи­сы­ва­ется источ­ник финан­си­ро­ва­ния. 
2. При необ­хо­ди­мо­сти пригла­сить эксперта в универ­си­тет для участия в меро­при­я­тиях, чтении лекций и так далее ответ­ствен­ное лицо (сотруд­ник универ­си­тета – руко­во­ди­тель подраз­де­ле­ния) со стороны универ­си­тета направ­ляет на утвер­жде­ние Приказ на меро­при­я­тие, где будет участ­во­вать эксперт, а также орга­ни­зо­вы­вает заклю­че­ние дого­вора ГПХ, где в обяза­тель­ном порядке учтены расходы на прожи­ва­ние и проезд эксперта.

Заявка на брони­ро­ва­ние проезда/​прожи­ва­ния запол­ня­ется уста­нов­лен­ной проект­ным офисом формы и направ­ля­ется посред­ством элек­трон­ной почты специ­а­ли­сту в проект­ный офис на адрес deorditsa_av@sakhgu.ru с доку­мен­том, обос­но­вы­ва­ю­щим необ­хо­ди­мость брони­ро­ва­ния (пригла­ше­ние на меро­при­я­тие), а также подпи­сан­ный приказ/​служебная записка на коман­ди­ровку (доку­мент может быть направ­лен на озна­ком­ле­ние в 1С:Документооборот в виде задачи).

По итогам оформ­ле­ния брони проезда/​проживания специ­а­лист проект­ного офиса направ­ляет ответ­ствен­ному лицу марш­рут­ные квитан­ции, ваучер, что подтвер­ждает факт брони. Заявку на закупку/​оплату в рамках оформ­лен­ной брони проезда/​проживания форми­рует и запус­кает специ­а­лист по закуп­кам проект­ного офиса в соот­вет­ствии с уста­нов­лен­ной схемой.

Закры­ва­ю­щие доку­менты по поездке ответ­ствен­ное лицо предо­став­ляет в мате­ри­аль­ный отдел (УБУиФК) само­сто­я­тельно:

• поса­доч­ные талоны на пере­лет, билеты на проезд,
• марш­рут­ные квитан­ции,
• справку о прожи­ва­нии, кото­рую выдает гости­ница по требо­ва­нию.

Сотруд­нику предо­став­ля­ется возмож­ность возме­ще­ния расхо­дов на проезд и прожи­ва­ние при усло­вии их само­сто­я­тель­ной оплаты. Компен­са­ция стои­мо­сти проезда осуществ­ля­ется в полном объеме при исполь­зо­ва­нии биле­тов эконом-класса. Расходы на прожи­ва­ние возме­ща­ются в преде­лах уста­нов­лен­ных норм – 550 руб./сутки.